Administrativ koordinator för byggprojekt
Är du intresserad av en administrativ roll inom produktion och vill arbeta på ett familjärt bolag i en spännande fas, se hit!
Oljibe är ett familjeägt byggbolag som funnits sedan 1950 och som hela tiden fortsätter att utvecklas. Här på Oljibe erbjuds du en plats i en organisation med stor delaktighet och frihet under ansvar. Vi är ett företag som aktivt satsar på våra medarbetare. Vi har som ambition att vara en av branschens bästa arbetsplatser och är ett modernt och nytänkande byggföretag som befinner sig i en spännande fas.
Rollen och ansvarsområden
Som administrativ koordinator i ett av våra byggprojekt, hos en kund inom läkemedelsindustrin, kommer du att spela en central roll i att stödja projektets entreprenadingenjörer och säkerställa att administrativa processer efterlevs i enlighet med kunden krav och rutiner. Du kommer att arbeta nära enheten "Project Control" och hantera flera administrativa arbetsuppgifter kopplade till säkerhet, dokumentation och fakturahantering. Din insats är avgörande för att projektet ska fortlöpa smidigt och i linje med gällande regler och kvalitetskrav.
De ansvarsområden som hör till rollen är utav administrativ karaktär och innefattar bland annat detta:
- Passerkortshantering: Ansvara för hanteringen av passerkort och säkerställa att all relevant personal har korrekt åtkomst till anläggningen.
- Kontroll av underentreprenörer (UE): Säkerställa att underentreprenörer och deras personal följer svenska lagkrav genom att utföra följande kontroller:
- Dagböcker för projektets personal: Samla in, granska och rapportera dagböcker för projektets personal i enlighet med projektets tidsplaner och rapporteringskrav.
- Dokumentsignering: Säkerställa korrekt signering av alla dokument som ska skickas till kunden med hjälp av Scrive eller andra elektroniska signeringsverktyg.
- Dokumenthantering i SharePoint: Administrera och strukturera dokument i SharePoint för att säkerställa att all dokumentation är korrekt, lättillgänglig och följer projektets processer.
- Fakturahantering: Vara fakturamottagare och säkerställa att fakturor bearbetas och registreras enligt gällande rutiner.
- Kvalitetskontroller och egenkontroller: Bidra till att upprätthålla kvalitetsstandarden inom projektet genom att hantera dokumentation kopplad till egenkontroller och andra kvalitetsrelaterade processer.
Vem är du? Utbildning, erfarenhet och personliga egenskaper
- Vi söker dig med tidigare erfarenhet av administrativa roller, gärna inom byggbranschen eller projektadministration. Erfarenhet av att arbeta med entreprenad- eller byggprojekt är meriterande.
- Det är viktigt att du har god digital mognad med vana att arbeta i system som SharePoint, Scrive eller liknande plattformar för dokumenthantering och signering.
- Du har bra förmåga att kommunicera skriftligt och muntligt på svenska och engelska.
För att trivas i rollen är det viktigt att du är strukturerad och noggrann, då det kräver att du kan hantera många parallella processer och säkerställa att deadlines och regler efterlevs. Du kommer att jobba både självständigt och med andra och behöver därmed ha förmågan samt intresset att samarbeta med olika interna och externa parter. Du är analytiskt och har en god problemlösningsförmåga samt arbetar proaktivt.
Om Oljibe
Oljibe är ett entreprenadföretag som i nära samverkan med kunden levererar total och utförandeentreprenader med inriktning mot industri, kommersiella lokaler, kontor/hyresgästanpassningar och samhällsfastigheter. Vi omsätter cirka 800 mkr med verksamhet i Stockholm, Uppsala och Södertälje. Vi bygger förtroenden.
Vår företagskultur, värdegrund och våra ledstjärnor utgör vår kompass i vardagen och någonting vi håller väldigt hårt på. För utan dem är vi som alla andra byggföretag! Vi vill kunna se våra kunder i ögonen och känna att de är lika nöjda som vi är stolta. Vi vågar tänka annorlunda och vågar utmana. Vi erbjuder samma trygghet, struktur och likvärdig kompetens som de stora byggföretagen men kan tack vare vår storlek och vår företagskultur vara mer kostnadseffektiva, personliga, flexibla och nära våra kunder.
Övrig information
Start: Så snart som möjligt med hänsyn till eventuell uppsägningstid
Tjänst: Heltidsanställning, inledande provanställning om sex månader
Arbetstider: Måndag till fredag
Plats: Södertälje
Lön: Individuell lönesättning
Ansökan
Låter det här som en tjänst som passar dig? Tveka då inte att skicka in ditt CV och ett personligt brev. Har du frågor eller funderingar rörande tjänsten är du välkommen att höra av dig till vår HR-avdelning på hr@oljibe.se.
Sista ansökningsdag: 2024-11-20. Urvalsprocessen kommer att ske löpande under denna period.
- Avdelningar
- Produktion
- Platser
- Södertälje
Södertälje
Företagskultur
Oljibe är ett stabilt företag med höga kvalitetskrav och starka värdegrunder som genomsyrar hela vår verksamhet. Korta beslutsvägar, högt i tak, högt engagemang, sunda värderingar, stark företagsanda och en stark vilja att lyckas är några av de anledningar till att vi kan stoltsera med lojala och trogna medarbetare som stannar länge.
Hos oss är du vår viktigaste byggsten. På Oljibe får du en stimulerande plattform och det stöd du behöver för att lyckas. Vi erbjuder en familjär och prestigelös företagskultur där vi värnar om varandra. För oss är det viktigt att alla våra medarbetare känner sig inkluderade, att man får vara den man är, att det är tydligt vad som förväntas av respektive individ och att vi respekterar och bryr oss om varandra. Detta är några av grundstenarna i ”Oljibeandan” och i den företagskultur som funnits med oss sedan starten på 1950-talet.
Om Oljibe
Oljibe är ett entreprenadföretag som i nära samverkan med kunden levererar utförande- och totalentreprenader med inriktning mot industri, kommersiella lokaler, hyresgästanpassningar och samhällsbyggnader. Familjeföretaget med anor sedan 1950 omsätter cirka 800 mkr med verksamhet i Stockholm, Uppsala och Södertälje. Företaget har aldrig varit i en juridisk tvist och har stor erfarenhet av samverkan/partnering projekt, att bygga under pågående verksamhet samt tidiga skeden.
Vi bygger förtroenden.
Administrativ koordinator för byggprojekt
Läser in ansökningsformuläret
Jobbar du redan på Oljibe?
Hjälp till i rekryteringen och hitta din framtida kollega.